Häufig gestellte Fragen

Wenn die Registrierung nicht erfolgreich durchgeführt werden kann, wiederholen Sie bitte den Schritt und überprüfen Ihre Eingaben. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Beihilfenummer so eingeben, wie sie im Bescheid mitgeteilt wurde (die ersten 8 Zahlen ohne "BF" und ohne den Schrägstrich und die darauf folgenden Zeichen, z. B. "12345678"). Bei nicht korrekten Angaben schlägt die Registrierung fehl. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Beihilfe-App eine stabile Internetverbindung nötig ist. Ihren ersten Beihilfeantrag müssen Sie auf dem Postweg bei uns einreichen. Nachdem Ihnen eine Beihilfenummer zugeteilt wurde, können Sie sich mit Ihrem Vornamen und Namen, dem Geburtsdatum und der Beihilfenummer in der App registrieren.

Erfolgt die Beihilfefestsetzung durch den KVBW im Rahmen einer Geschäftsbesorgung und die Beihilfeberechtigten reichen Anträge direkt beim KVBW ein, kann die Beihilfe-App genutzt werden. Nur in Einzelfällen ist hier die Registrierung aus organisatorischen Gründen nicht möglich. Bitte wenden Sie sich dann an den KVBW.

Sie können die Beihilfe-App nutzen sofern Sie beim KVBW beihilfeberechtigt sind. Wenn Sie Beihilfeanträge über den Dienstherrn/Arbeitgeber beim KVBW einreichen müssen, können Sie die Beihilfe-App leider nicht nutzen.

Für technische Fragen bei der Registrierung wenden Sie sich bitte an app-support@kvbw.de. Sollten Sie fachliche Fragen haben schreiben Sie an beihilfe@kvbw.de.

Wenn beim Versuch, Belege über die Beihilfe-App einzureichen, dauerhaft nur ein Ladesymbol erscheint und keine Verbindung aufgebaut wird, könnte es daran liegen, dass noch eine veraltete Version der App auf Ihrem Endgerät installiert ist.
Bitte prüfen Sie im App Store (Apple App Store oder Google Play Store), ob es sich um die aktuelle Version der Beihilfe-App handelt. Falls nicht, deinstallieren Sie bitte die alte App und laden Sie die aktuelle Version ("Meine Beihilfe") aus dem entsprechenden Store herunter.

Entsprechend den Besonderen Bestimmungen für die Nutzung der Beihilfe-App können sie Ihre Belege zur Geltendmachung Ihrer Ansprüche dem KVBW übersenden. Unter Belege sind beispielsweise folgende Unterlagen zu verstehen:

Im Rahmen der Nutzungsbedingungen können Sie Belege zur Beihilfegewährung schnell und unkompliziert einreichen. Sie sparen Porto und den Weg zum Briefkasten. Da der Postweg und die Zeit für die Aufbereitung der eingehenden Poststücke beim KVBW entfallen (Öffnen der Umschläge, Scannen der Unterlagen), verkürzt sich hierdurch die Zeit bis zur Bearbeitung Ihres Antrags.

Ja. Wenn Sie die Nutzungsbedingungen aus Sicht des Beihilfeberechtigten bestätigen können. Die Vollmacht muss der Beihilfestelle vorliegen. Bitte beachten Sie, dass die Beihilfe immer auf das Konto überwiesen wird, das in unserem Abrechnungssystem hinterlegt ist. Der Bescheid wird ebenfalls an die bei uns hinterlegte Adresse geschickt.

Nein. Es sind nur die Belege einzureichen.

Diese Angaben dürfen über die App nicht eingereicht werden. Verwenden Sie hierfür unseren ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag und übersenden diesen zusammen mit den Belegen auf dem Postweg. Bitte achten Sie darauf, dass der Antrag unterschrieben ist.

Nein. Wenn es erforderlich ist den mehrseitigen ausführlichen Beihilfeantrag zu verwenden, reichen Sie diesen bitte mit den dazugehörigen Belegen auf dem üblichen Postweg ein.

Ja. Anhand der Informationen zur Anspruchsberechtigung, die Bestandteil des Bescheids /der Entscheidung ist, müssen Sie prüfen können, welche Angaben wir der Beihilfegewährung zu Grunde gelegt haben.
Bitte prüfen Sie die Informationen zur Anspruchsberechtigung sorgfältig. Sollten Sie feststellen, dass wir bei der Berechnung der Beihilfe von nicht zutreffenden Voraussetzungen ausgegangen sind, teilen Sie uns dies bitte umgehend schriftlich mit. Wir werden dann die Daten in unserem Abrechnungssystem entsprechend fortschreiben und die Beihilfe bei Bedarf neu festsetzen.

Selbstverständlich haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit Ihren Beihilfeantrag per Post einzureichen. Die Beihilfe-App stellt hier nur eine zusätzliche Möglichkeit dar. Eine parallele Einreichung der Belege, d. h. per Beihilfe-App und zusätzlich nochmals per Post, ist jedoch nicht möglich.

Nein. Bitte machen Sie von jedem einzelnen Beleg bzw. bei mehrseitigen Belegen von jeder einzelnen Seite des Belegs ein Foto und fotografieren Sie nicht mehrere Belege auf einmal. Wenn mehrere Belege auf einmal fotografiert werden, ist eine Bearbeitung nicht möglich.

Grundsätzlich ja. Sie erleichtern uns jedoch die Bearbeitung Ihres Antrags, wenn Sie die Belege nach Personen sortiert fotografieren (z. B. zuerst alle Aufwendungen des Beihilfeberechtigten, dann die Aufwendungen für das Kind).

Bitte bewahren Sie die Belege in jedem Fall auf, bis Sie den schriftlichen Beihilfebescheid erhalten haben. Sollten Sie gegen den Bescheid Rechtsmittel einlegen, sollten Sie die Belege bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahren.

Nein. Bitte verwenden Sie hierfür den Antrag auf Erstattung von Heilbehandlungskosten anlässlich eines Dienstunfalls und übersenden diesen zusammen mit den Belegen auf dem Postweg.

Für die Prüfung, ob Schadenersatzansprüche gegenüber Dritten (z. B. einem Unfallverursacher) oder vorrangige Ansprüche gegenüber anderen Kostenträgern (z. B. der gesetzlichen Unfallversicherung oder dem Versorgungsamt) bestehen können, benötigen wir weitere Informationen. Die von uns benötigten Angaben zum Hergang und Ort des Unfalls bzw. der Verletzung/Schädigung teilen Sie uns bitte im ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag mit, den Sie zusammen mit den betreffenden Belegen auf dem Postweg übersenden.

Nein. Mit der Beihilfe-App dürfen nur Belege eingereicht werden. Die Beihilfe-App ist hierfür nicht vorgesehen. Technisch bedingt können wir nicht gewährleisten, dass Ihre Anfrage dann innerhalb der gewohnt kurzen Bearbeitungszeit bearbeitet wird.

Nein. Pauschale Beihilfen können nur mit dem ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag beantragt werden. Häufig steht die Beantragung von pauschalen Beihilfen im Zusammenhang mit der Änderung von persönlichen Verhältnissen des Beihilfeberechtigten. Diese Änderungen müssen dann im Antragsformular mitgeteilt werden.

Ja. Für die Beantragung von Tagegeld ist unser Vordruck „Tagegeld bei stationärem Aufenthalt“ (V15_4) zu verwenden. Sie können den ausgefüllten Vordruck fotografieren und mit der Beihilfe-App einreichen.

Nein. Im Zusammenhang mit dem Antrag auf Pflegegeld für häusliche Pflege ist immer eine Bestätigung erforderlich, ob die Pflege im beantragten Zeitraum unterbrochen wurde (z. B. durch eine Krankenhausbehandlung oder Urlaub der Pflegeperson). Verwenden Sie deshalb hierfür bitte unseren ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag und gegebenenfalls den Vordruck „Unterbrechung häuslicher Pflege" (V 9_4_1). Fügen Sie beim Erstantrag sowie bei Änderungen stets den Leistungsbescheid der Pflegeversicherung bei.

Nein, leider können Sie die Beihilfe-App nicht nutzen. Die Beihilfeabrechnung erfolgt in Ihrem Fall im Rahmen einer sogenannten Geschäftsbesorgung. Das bedeutet, dass die Einreichung des Beihilfeantrages, über Ihren Dienstherrn/Arbeitgeber erfolgen muss.

Sie können die Belege nach dem Einreichen nur löschen, indem Sie im "Burger"-Menü (drei waagrechte Striche übereinander) unter "Mein Profil - Erweiterte Einstellungen - Zurücksetzen" auf "Inhalte & Einstellungen löschen" tippen.
Danach müssen Sie sich allerdings in der App neu registrieren.

 Android: Die Beihilfe-App unterstützt Smartphones und Tablets mit Android ab der Version 6.
iOS: Die Beihilfe-App funktioniert mit iOS-Betriebssystemen ab der Version 14. Bei Verwendung des iOS 15 ist ein Update auf die Version 1.24.1 nötig.
Die Beihilfe-App unterstützt folgende Apple Endgeräte: iPhone ab der Version 5S und iPad ab der Version Air / mini. 

Darüber hinaus muss die Kamera Ihres Smartphones über eine Auflösung von mindestens 5 Megapixeln verfügen.

Aufgrund der umfangreichen zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen im Ausland bieten wir die Beihilfe-App derzeit nur in deutschen App-Stores an. Wenn Sie ein Android-Gerät nutzen, können Sie im Google Play-Store das Land wechseln.

Grundsätzlich wurde die App in der iOS Version für das iPhone entwickelt. Sie können unsere App dennoch mit Ihrem iPad nutzen. Hierzu müssen Sie bei der Suche im Apple App Store einmalig die Sucheinstellung von „Nur iPad“ auf „Nur iPhone“ umstellen.

Nein. Sie können sich leider nur mit einer Beihilfenummer in der Beihilfe-App registrieren. Wenn Sie eine weitere Beihilfenummer registrieren möchten, müssen Sie die Beihilfe-App auf ein weiteres kompatibles Endgerät laden.

Teilen Sie uns bitte zunächst Ihren neuen Namen auf dem Postweg mit. Nach der Bekanntgabe kann es dann allerdings trotzdem bis zu 30 Tagen dauern, bis Sie sich auch in der Beihilfe-App mit dem neuen Namen registrieren können. Sollte die Registrierung also mit dem neuen Namen noch nicht funktionieren, versuchen Sie es bitte nach Ablauf der Frist erneut. Es ist nicht möglich den Namen in der Beihilfe-App nach einmal erfolgter Registrierung nachträglich wieder zu ändern. Wenn Sie Ihren Namen ändern möchten, müssten Sie die Beihilfe-App einmal deinstallieren und sich anschließend neu registrieren. Aber auch wenn Sie sich mit Ihrem alten Namen registriert haben (und dies nicht mehr ändern möchten), hat das keine Auswirkungen auf die richtige Bearbeitung Ihrer Einreichungen. Die Belege werden Ihnen automatisch richtig zugeordnet.

 Eine nachträgliche Änderung Ihrer Registrierungsdaten ist nur möglich, wenn Sie innerhalb der App das Profil zurücksetzen oder die Beihilfe-App deinstallieren und neu installieren.

Wenn Sie mehrere Belege oder Belege mit mehreren Seiten gleichzeitig an uns senden möchten, fassen Sie diese bitte in einer einzigen Einreichung zusammen. Um einer Einreichung weitere Belege oder Belegseiten hinzuzufügen, drücken Sie einfach auf das Plus-Symbol. Nun können Sie einen weiteren Beleg bzw. eine weitere Seite fotografieren oder scannen. Drücken Sie den Button "Einreichen" bitte erst, nachdem Sie alle Belege erfasst haben. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie sowohl Ihre eigenen Belege als auch die Ihrer Familienmitglieder (sofern Sie unter derselben Beihilfenummer geführt sind) gleichzeitig einreichen.

Grundsätzlich ist es möglich, die Belege zu erfassen und zu sammeln, ohne sie direkt einzureichen. Die Beihilfe-App speichert die erfassten Belege und sie werden auch nicht automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht. Allerdings ist die Beihilfe-App dafür nicht direkt vorgesehen. Wir können daher nicht garantieren, dass die Belege durch ein Update oder ähnliches nicht doch gelöscht werden.

Generell empfehlen wir unseren Beihilfeberechtigten, die Belege solange aufzubewahren, bis Sie von uns die Beihilfe erhalten haben. Dann sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Android: Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Seiten des Belegs in einer Übersicht. Wenn Sie eine Seite löschen möchten, drücken Sie bitte etwas länger auf die gewünschte Miniaturansicht. Dann erscheint die Nachricht Einreichung entfernen: Bestätigen Sie diese mit Entfernen. Die Seite wird gelöscht.

iOS: Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Seiten des Belegs in einer Übersicht. Oben rechts auf dem Bildschirm gibt es den Button Bearbeiten. Drücken Sie auf diesen. Anschließend erscheint an allen angezeigten Miniaturbildern der Seiten entweder ein kleines Kreuz oder ein roter Kreis mit einem weißen Balken in der Mitte. Berühren Sie das Symbol auf der Seite, die Sie löschen möchten. Die Seite wird entfernt.

Nein. Derzeit noch nicht. Bitte reichen Sie alle Belege mit der Fotofunktion der Beihilfe-App ein.

Die Fotos und Scans werden ausschließlich in der Beihilfe-App gespeichert. Sie finden diese unter dem Menüpunkt Einreichungen. Eine Speicherung außerhalb der Beihilfe-App oder eine Übertragung an andere Geräte und Speichermedien ist derzeit nicht möglich.

Das von Ihnen in der Beihilfe-App vergebene Passwort wird ausschließlich auf Ihrem Smartphone gespeichert. Anders als bei einem zentral verwalteten Login-Bereich einer Webseite, haben wir keinerlei Zugriff auf Ihre Login-Daten. Aufgrund dieser sicheren Architektur ist es uns nicht möglich, Passwörter zurückzusetzen.

Wir empfehlen Ihnen daher, in diesem Fall die Beihilfe-App noch einmal neu zu laden und eine erneute Registrierung durchzuführen. Die in der Beihilfe-App gespeicherten Fotos der bisherigen Einreichungen werden dabei gelöscht.

Bei technischen Problemen zur Beihilfe-App oder Anwendungsfragen können Sie sich mit dem Support des KVBW in Verbindung setzen.

Der Kontakt ist möglich über die E-Mailadresse app-support@kvbw.de Bitte geben Sie Ihre Kontaktdaten an und beschreiben Sie möglichst konkret Ihre Frage oder Ihr Problem.