Datenschutzinformation im Zusammenhang mit Beschaffungsvorgängen nach UVgO und VOB

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Kommunaler Versorgungsverband Baden-Württemberg (KVBW)
Direktor Frank Reimold

Hauptsitz Karlsruhe
Ludwig-Erhard-Allee 19
76131 Karlsruhe
Postfach 10 01 61
76231 Karlsruhe
Telefon: 0721 5985-0
Telefax: 0721 5985-444
E-Mail-Adresse: info@kvbw.de

Zweigstelle Stuttgart
Birkenwaldstraße 145
70191 Stuttgart
Postfach 10 27 43
70023 Stuttgart
Telefon: 0711 2583-0

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Siehe Kontaktdaten des Verantwortlichen
Telefon.: 0721 5985-0
E-Mail: datenschutz@kvbw.de

3. Art der erhobenen Daten und Verarbeitungszwecke

Für die Durchführung der Beschaffungsvorgänge, dabei insbesondere Teilnahmeantragsprüfung und Prüfung und Wertung von Angeboten, benötigen wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten, es sei denn, es werden ausdrücklich insbesondere folgende Daten gefordert:

  • Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit (z. B. Daten, aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position /in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist)
  • Daten zur Aus- und Weiterbildung (z. B. Lebenslauf, Studien- und Ausbildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise u. ä.)

Im Hinblick auf die Kommunikation mit Bietern/Bewerbern verarbeiten wir ausschließlich die dienstlichen Kontaktdaten (wie z. B. Vor- und Nachnahme, Telefonnummer und E-Mail-Adresse).

4. Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO für die Erfüllung vertraglicher Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Darüber hinaus erfolgt die Datenverarbeitung entweder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben.

5. Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden gespeichert, solange dies für die Durchführung oder Abwicklung der Beschaffungsvorgänge erforderlich ist. Aufgrund gesetzlicher Pflichten werden die Daten für die Dauer von 10 Jahren gespeichert. (vgl. § 147 AO, § 39 Abs. 2 GemHVO). Die Frist beginnt in der Regel am 1. Januar des der Beschlussfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres.

Nichtberücksichtigte Angebote sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags, mindestens jedoch drei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit der Zuschlagserteilung. § 6 Abs. 2 UVgO, § 8 Abs. 4 VgV.

6. Weitergabe von Daten an Dritte und Kategorien von Empfängern der Daten

Die o. g. personenbezogenen Daten werden nur an die Mitarbeiter des KVBW gegeben, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben im Rahmen des jeweiligen Beschaffungsvorgangs benötigen. Daneben geben wir Daten nur weiter, wenn Sie uns zuvor Ihre Einwilligung der Datenübermittlung erteilt haben oder wir gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind. Sofern wir die Auswertung der eingegangenen Angebote nicht selbst vornehmen, beauftragen wir z. B. Fachplaner, Architekten u.ä. nach Art. 28 DSGVO. Diese sind verpflichtet, die Bestimmungen der für den KVBW und die Zusatzversorgungskasse geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.

Eine Übermittlung von Daten in Drittländer (Staaten außerhalb der Europäischen Union und dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation erfolgt nicht.

Eine Übermittlung von Daten in Drittländer erfolgt nicht.

7. Betroffenenrechte

Dem von der Datenverarbeitung betroffenen Bietern /Bewerbern stehen nach der DSGVO die folgenden Rechte zu: 

  • Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
  • Auskunftsrecht über die zu seiner Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung gemäß Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung gespeicherter Daten gemäß Art. 16 DSGVO und Anspruch auf eine entsprechende Mitteilung gemäß Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO und Anspruch auf eine entsprechende Mitteilung gemäß Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO und Anspruch auf eine entsprechende Mitteilung gemäß Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO: z. B.

    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
    Königstrasse 10 a
    70173 Stuttgart
    Tel.: 0711/615541-0
    poststelle@lfdi.bwl.de

Hinweis:
Es wird darauf hingewiesen, dass in Vergabeverfahren die Interessenbekundungen, Interessenbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten müssen. Des Weiteren ist zu beachten, dass die Nachforderungen von unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen / Angaben lediglich gemäß den jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften zulässig sind.
Soweit die Bereitstellung der Daten zur Vertragsdurchführung und –abwicklung nötig ist, kann ihre Nichtbereitstellung vertragliche Konsequenzen haben (wie z. B. Nichtabschluss des Vertrages).