Datenschutzerklärung des KVBW zur App "Meine Beihilfe"

Kommunaler Versorgungsverband Baden-Württemberg (KVBW)
Direktor Frank Reimold
Ludwig-Erhard-Allee 19
76131 Karlsruhe
Deutschland

Telefon: (0721) 5985 – 0
E-Mail: info@kvbw.de

Unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse 
datenschutz@kvbw.de oder postalisch über unsere Postanschrift. Bitte kennzeichnen Sie den Umschlag im letzten Fall mit „Datenschutzbeauftragter“.

Die App ist neben dem Postweg eine Möglichkeit, einen Beihilfeantrag einzureichen und Bescheide zu empfangen. Dies beschleunigt die Antragstellung und den Bescheiderhalt für den Beihilfeberechtigten.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Soweit der KVBW personenbezogene Daten zur Wahrnehmung seiner im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt verarbeitet, stützt sich die Verarbeitung dieser Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und § 4 LDSG bzw. § 3 BDSG i. V. m. § 78 Landesbeamtengesetz Baden-Württemberg (LBG) i.V.m. der Beihilfeverordnung des Landes Baden-Württemberg (BVO).

Zugangsdaten:
Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort (alternativ: Face-ID, bzw. Touch-ID) und TAN werden im Rahmen der Registrierung für die Authentifizierung benötigt.

Protokolldaten:
Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung, Lesebestätigung des Bescheides) Starten der App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates). Diese Daten werden aus Gründen des Datenschutzes und Informationssicherheit protokolliert.

Beleg-, Antrags- und Bescheiddaten:
Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an den KVBW übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. 

KVBW Beihilfestelle:
Empfänger der Daten ist die Beihilfestelle. Die Bearbeitung per App eingereichten Belege unterscheidet sich nicht von einem in Papier übersandeten Beihilfeantrag.
 
Dienstleister:
Für die Entwicklung und Pflege der App, für den Transport der Daten und Dateien, für die Aufbereitung und die Datenextraktion der per App eingereichten Belege hat der KVBW die Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) als IT-Dienstleister beauftragt.
 
Dritte:
Daten, die durch Nutzung der App bereitgestellt werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Ausgenommen hiervon sind Fälle, in denen gesetzlich vorgeschrieben oder durch ein Gericht entschieden ist.
 
Drittländer:
Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Zugangsdaten:
Die Zugangsdaten werden bei der erstmaligen Einrichtung der App zur Überprüfung der Teilnahmeberechtigung an die Server übertragen.
Diese Informationen werden solange gespeichert, bis der Nutzer die App zurücksetzt oder löscht.
 
Beleg-, Antrags- und Bescheiddaten:
Die auf dem Endgerät gespeicherten Beleg-, Antrags- und Bescheiddaten können die Nutzer jederzeit löschen.
Alternativ können Nutzer die Löschung der Daten auch beantragen. In beiden Fällen werden damit diese Daten auf den gesicherten Servern ebenfalls gelöscht.

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:

Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO).
 
Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DSGVO).
 
Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO zutrifft.
 
Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des KVBW gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DSGVO). Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.
 
Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DSGVO).
 
Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Zuständige Aufsichtsbehörde für den Kommunalen Versorgungsverband Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de