Häufig gestellte Fragen

1. Beihilfeanträge mit der Beihilfe-App einreichen - Allgemeines

Wieso kann ich mich nicht registrieren? Wer kann die Beihilfe-App nutzen?

Wenn die Registrierung nicht erfolgreich durchgeführt werden kann, wiederholen Sie bitte den Schritt und überprüfen Ihre Eingaben. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Beihilfenummer so eingeben, wie sie im Bescheid mitgeteilt wurde (die ersten 8 Zahlen ohne "BF"). Bei nicht korrekten Angaben schlägt die Registrierung fehl. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Beihilfe-App eine stabile Internetverbindung nötig ist. Ihren ersten Beihilfeantrag müssen Sie auf dem Postweg bei uns einreichen. Nachdem Ihnen eine Beihilfenummer zugeteilt wurde, können Sie sich mit Ihrem Vornamen und Namen, dem Geburtsdatum und der Beihilfenummer in der App registrieren.

Erfolgt die Beihilfefestsetzung durch den KVBW im Rahmen einer Geschäftsbesorgung und die Beihilfeberechtigten reichen Anträge direkt beim KVBW ein, kann die Beihilfe-App genutzt werden. Nur in Einzelfällen ist hier die Registrierung aus organisatorischen Gründen nicht möglich. Bitte wenden Sie sich dann an den KVBW.

Sie können die Beihilfe-App nutzen sofern Sie beim KVBW beihilfeberechtigt sind. Wenn Sie Beihilfeanträge über den Dienstherrn/Arbeitgeber beim KVBW einreichen müssen, können Sie die Beihilfe-App leider nicht nutzen.

Für technische Fragen bei der Registrierung wenden Sie sich bitte an app-support@kvbw.de. Sollten Sie fachliche Fragen haben schreiben Sie an beihilfe@kvbw.de.


Was darf über die Beihilfe-App eingereicht werden?

Entsprechend den Besonderen Bestimmungen für die Nutzung der Beihilfe-App können sie Ihre Belege zur Geltendmachung Ihrer Ansprüche dem KVBW übersenden. Unter Belege sind beispielsweise folgende Unterlagen zu verstehen:

  • Arzt- und Zahnarztrechnungen aller Art (nebst aller Anlagen wie z. B. Material- und Laborkostennachweise)
  • Krankenhausrechnungen
  • Pflegeheimrechnungen
  • Rechnungen von Reha, Kur und Anschlussheilbehandlungen
  • Rechnungen über psychotherapeutische Leistungen
  • Rechnungen vom Heilpraktiker
  • Rechnungen über Heilbehandlungen
  • Rechnungen von Hebammen
  • Rechnungen für Hilfsmittel
  • Rezepte für Medikamente
  • Bestimmte Vordrucke des KVBW (z. B. Tagegeld bei stationärem Krankenhausaufenthalt, Fragebogen Familien- und Haushaltshilfe, Fahrkosten im Nahbereich, Zahnschema, Bestätigung Vitamine und Mineralstoffe)
  • Erstattungsnachweise von anderen Leistungsträgern (z. B. der gesetzlichen Krankenkassen, der privaten Krankenversicherung)

Welche Vorteile habe ich als Nutzer der Beihilfe-App?

Im Rahmen der Nutzungsbedingungen können Sie Belege zur Beihilfegewährung schnell und unkompliziert einreichen. Sie sparen Porto und den Weg zum Briefkasten. Da der Postweg und die Zeit für die Aufbereitung der eingehenden Poststücke beim KVBW entfallen (Öffnen der Umschläge, Scannen der Unterlagen), verkürzt sich hierdurch die Zeit bis zur Bearbeitung Ihres Antrags.


Ich habe eine Vollmacht vom Beihilfeberechtigten und möchte mit der Beihilfe-App Beihilfe beantragen. Geht das?

Ja. Wenn Sie die Nutzungsbedingungen aus Sicht des Beihilfeberechtigten bestätigen können. Die Vollmacht muss der Beihilfestelle vorliegen. Bitte beachten Sie, dass die Beihilfe immer auf das Konto überwiesen wird, das in unserem Abrechnungssystem hinterlegt ist. Der Bescheid wird ebenfalls an die bei uns hinterlegte Adresse geschickt.


Muss ich mit der Beihilfe-App auch einen fotografierten Beihilfeantrag einreichen?

Nein. Es sind nur die Belege einzureichen.


Wie teile ich dem KVBW Änderungen in meinen persönlichen Verhältnissen mit (z. B. Änderungen von Adresse, Bankverbindung, Familienstand, Besoldungsgruppe, Kindergeldbezug)?

Diese Angaben dürfen über die App nicht eingereicht werden. Verwenden Sie hierfür unseren ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag und übersenden diesen zusammen mit den Belegen auf dem Postweg. Bitte achten Sie darauf, dass der Antrag unterschrieben ist.


Kann ich mit der Beihilfe-App auch den ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag fotografieren und mit Belegen einreichen?

Nein. Wenn es erforderlich ist den mehrseitigen ausführlichen Beihilfeantrag zu verwenden, reichen Sie diesen bitte mit den dazugehörigen Belegen auf dem üblichen Postweg ein.


Erhalte ich weiterhin einen schriftlichen Beihilfebescheid/eine schriftliche Entscheidung?

Ja. Anhand der Informationen zur Anspruchsberechtigung, die Bestandteil des Bescheids /der Entscheidung ist, müssen Sie prüfen können, welche Angaben wir der Beihilfegewährung zu Grunde gelegt haben.
Bitte prüfen Sie die Informationen zur Anspruchsberechtigung sorgfältig. Sollten Sie feststellen, dass wir bei der Berechnung der Beihilfe von nicht zutreffenden Voraussetzungen ausgegangen sind, teilen Sie uns dies bitte umgehend schriftlich mit. Wir werden dann die Daten in unserem Abrechnungssystem entsprechend fortschreiben und die Beihilfe bei Bedarf neu festsetzen.


Wenn ich die Beihilfe-App nutze, kann ich dann weiterhin Beihilfeanträge per Post einreichen?

Selbstverständlich haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit Ihren Beihilfeantrag per Post einzureichen. Die Beihilfe-App stellt hier nur eine zusätzliche Möglichkeit dar. Eine parallele Einreichung der Belege, d. h. per
Beihilfe-App und zusätzlich nochmals per Post, ist jedoch nicht möglich.


Kann ich mehrere Belege mit nur einem Foto einreichen?

Nein. Bitte machen Sie von jedem einzelnen Beleg bzw. bei mehrseitigen Belegen von jeder einzelnen Seite des Belegs ein Foto und fotografieren Sie nicht mehrere Belege auf einmal. Wenn mehrere Belege auf einmal fotografiert werden, ist eine Bearbeitung nicht möglich.


Kann ich die Belege in beliebiger Reihenfolge fotografieren?

Grundsätzlich ja. Sie erleichtern uns jedoch die Bearbeitung Ihres Antrags, wenn Sie die Belege nach Personen sortiert fotografieren (z. B. zuerst alle Aufwendungen des Beihilfeberechtigten, dann die Aufwendungen für das Kind).


Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Bitte bewahren Sie die Belege in jedem Fall auf, bis Sie den schriftlichen Beihilfebescheid erhalten haben. Sollten Sie gegen den Bescheid Rechtsmittel einlegen, sollten Sie die Belege bis zum Abschluss des Verfahrens
aufbewahren.


Kann ich auch Belege im Zusammenhang mit Dienstunfällen mit der Beihilfe-App einreichen?

Nein. Bitte verwenden Sie hierfür den Antrag auf Erstattung von Heilbehandlungskosten anlässlich eines Dienstunfalls und übersenden diesen zusammen mit den Belegen auf dem Postweg.


Weshalb dürfen Aufwendungen, die auf einen Unfall, eine Verletzung oder eine Schädigung zurückzuführen sind, nicht mit der Beihilfe-App eingereicht werden?

Für die Prüfung, ob Schadenersatzansprüche gegenüber Dritten (z. B. einem Unfallverursacher) oder vorrangige Ansprüche gegenüber anderen Kostenträgern (z. B. der gesetzlichen Unfallversicherung oder dem
Versorgungsamt) bestehen können, benötigen wir weitere Informationen. Die von uns benötigten Angaben zum Hergang und Ort des Unfalls bzw. der Verletzung/Schädigung teilen Sie uns bitte im ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag mit, den Sie zusammen mit den betreffenden Belegen auf dem Postweg übersenden.


Kann ich mit der Beihilfe-App auch einen Heil- und Kostenplan oder eine Anfrage einreichen?

Nein. Mit der Beihilfe-App dürfen nur Belege eingereicht werden. Die Beihilfe-App ist hierfür nicht vorgesehen. Technisch bedingt können wir nicht gewährleisten, dass Ihre Anfrage dann innerhalb der gewohnt kurzen Bearbeitungszeit bearbeitet wird.


Habe ich die Möglichkeit, auch die Geburtspauschale/ Todesfallpauschale mit der Beihilfe-App zu beantragen?

Nein. Pauschale Beihilfen können nur mit dem ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag beantragt werden. Häufig steht die Beantragung von pauschalen Beihilfen im Zusammenhang mit der Änderung von persönlichen Verhältnissen des Beihilfeberechtigten. Diese Änderungen müssen dann im Antragsformular mitgeteilt werden.


Kann ich auch Tagegeld für den Verzicht auf Wahlleistungen im Krankenhaus mit der Beihilfe-App beantragen?

Ja. Für die Beantragung von Tagegeld ist unser Vordruck „Tagegeld bei stationärem Aufenthalt“ (V15_4) zu verwenden. Sie können den ausgefüllten Vordruck fotografieren und mit der Beihilfe-App einreichen.


Kann ich auch Pflegegeld für häusliche Pflege mit der Beihilfe-App beantragen?

Nein. Im Zusammenhang mit dem Antrag auf Pflegegeld für häusliche Pflege ist immer eine Bestätigung erforderlich, ob die Pflege im beantragten Zeitraum unterbrochen wurde (z. B. durch eine Krankenhausbehandlung oder Urlaub der Pflegeperson). Verwenden Sie deshalb hierfür bitte unseren ausführlichen mehrseitigen Beihilfeantrag und gegebenenfalls den Vordruck „Unterbrechung häuslicher Pflege" (V 9_4_1). Fügen Sie beim Erstantrag sowie bei Änderungen stets den Leistungsbescheid der Pflegeversicherung bei.


Ich muss meine Beihilfeanträge immer über den Dienstherrn/Arbeitgeber beim KVBW einreichen. Kann ich zur Beantragung meiner Beihilfe trotzdem die Beihilfe-App nutzen?

Nein, leider können Sie die Beihilfe-App nicht nutzen. Die Beihilfeabrechnung erfolgt in Ihrem Fall im Rahmen einer sogenannten Geschäftsbesorgung. Das bedeutet, dass die Einreichung des Beihilfeantrages, über Ihren
Dienstherrn/Arbeitgeber erfolgen muss.


2. Download und Registrierung der Beihilfe-App

Mit welchen Smartphones, Tablets und Betriebssystemen kann ich die Beihilfe-App herunterladen und nutzen?

 Android: Die Beihilfe-App unterstützt Smartphones und Tablets mit Android ab der Version 4.1
iOS: Die Beihilfe-App funktioniert mit iOS-Betriebssystemen in den Versionen 9, 10 und 11.
Die Beihilfe-App unterstützt folgende Apple Endgeräte: iPhone 5, 5C, 5S, 6, 6Plus, 7, 7Plus, 8, 8Plus, X und iPad 3, 4, air, air2, mini. 

Darüber hinaus muss die Kamera Ihres Smartphones über eine Auflösung von mindestens 5 Megapixeln verfügen.


Ist es möglich, die Beihilfe-App aus einem ausländischen App-Store herunterzuladen?

Aufgrund der umfangreichen zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen im Ausland bieten wir die Beihilfe-App derzeit nur in deutschen App-Stores an. Wenn Sie ein Android-Gerät nutzen, können Sie im Google Play-Store das Land wechseln. Wie das geht, beschreibt z. B. dieser Artikel: praxistipps.chip.de/im-play-store-das-land-wechseln-geht-das_12008


Warum wird die Beihilfe-App im Apple App Store auf meinem iPad nicht angezeigt?

Grundsätzlich wurde die App in der iOS Version für das iPhone entwickelt. Sie können unsere App dennoch mit Ihrem iPad nutzen. Hierzu müssen Sie bei der Suche im Apple App Store einmalig die Sucheinstellung von „Nur iPad“ auf „Nur iPhone“ umstellen.


Kann ich mehrere Beihilfenummern in der Beihilfe-App registrieren?

Nein. Sie können sich leider nur mit einer Beihilfenummer in der Beihilfe-App registrieren. Wenn Sie eine weitere Beihilfenummer registrieren möchten, müssen Sie die Beihilfe-App auf ein weiteres kompatibles Endgerät laden.


Ich habe meinen Namen geändert (z. B. wegen Eheschließung). Was ist bei der Registrierung zu beachten?

Teilen Sie uns bitte zunächst Ihren neuen Namen auf dem Postweg mit. Nach der Bekanntgabe kann es dann allerdings trotzdem bis zu 30 Tagen dauern, bis Sie sich auch in der Beihilfe-App mit dem neuen Namen registrieren können. Sollte die Registrierung also mit dem neuen Namen noch nicht funktionieren, versuchen Sie es bitte nach Ablauf der Frist erneut. Es ist nicht möglich den Namen in der Beihilfe-App nach einmal erfolgter Registrierung nachträglich wieder zu ändern. Wenn Sie Ihren Namen ändern möchten, müssten Sie die Beihilfe-App einmal deinstallieren und sich anschließend neu registrieren. Aber auch wenn Sie sich mit Ihrem alten Namen registriert haben (und dies nicht mehr ändern möchten), hat das keine Auswirkungen auf die richtige Bearbeitung Ihrer Einreichungen. Die Belege werden Ihnen automatisch richtig zugeordnet.


Wie kann ich nachträglich Angaben ändern, die ich bei der Registrierung gemacht habe, z. B. weil ich mich vertippt habe?

 Eine nachträgliche Änderung Ihrer Registrierungsdaten ist nur möglich, wenn Sie innerhalb der App das Profil zurücksetzen oder die Beihilfe-App deinstallieren und neu installieren.


3. Handhabung der Beihilfe-App und technische Fragen

Wie reiche ich mehrere Belege bzw. Belege mit mehreren Seiten gleichzeitig ein?

Wenn Sie mehrere Belege oder Belege mit mehreren Seiten gleichzeitig an uns senden möchten, fassen Sie diese bitte in einer einzigen Einreichung zusammen. Um einer Einreichung weitere Belege oder Belegseiten hinzuzufügen, drücken Sie einfach auf das Plus-Symbol. Nun können Sie einen weiteren Beleg bzw. eine weitere Seite fotografieren oder scannen. Drücken Sie den Button "Einreichen" bitte erst, nachdem Sie alle Belege erfasst haben. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie sowohl Ihre eigenen Belege als auch die Ihrer Familienmitglieder (sofern Sie unter derselben Beihilfenummer geführt sind) gleichzeitig einreichen.


Ist es möglich, Belege mit der Beihilfe-App zu erfassen und zu sammeln, ohne Sie direkt einzureichen und damit einen Antrag zu stellen?

Grundsätzlich ist es möglich, die Belege zu erfassen und zu sammeln, ohne sie direkt einzureichen. Die Beihilfe-App speichert die erfassten Belege und sie werden auch nicht automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht. Allerdings ist die Beihilfe-App dafür nicht direkt vorgesehen. Wir können daher nicht garantieren, dass die Belege durch ein Update oder ähnliches nicht doch gelöscht werden.

Generell empfehlen wir unseren Beihilfeberechtigten, die Belege solange aufzubewahren, bis Sie von uns die Beihilfe erhalten haben. Dann sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.


Wie kann ich erfasste Seiten eines Belegs vor der Einreichung löschen?

Android: Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Seiten des Belegs in einer Übersicht. Wenn Sie eine Seite löschen möchten, drücken Sie bitte etwas länger auf die gewünschte Miniaturansicht. Dann erscheint die Nachricht Einreichung entfernen: Bestätigen Sie diese mit Entfernen. Die Seite wird gelöscht.

iOS: Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Seiten des Belegs in einer Übersicht. Oben rechts auf dem Bildschirm gibt es den Button Bearbeiten. Drücken Sie auf diesen. Anschließend erscheint an allen angezeigten Miniaturbildern der Seiten entweder ein kleines Kreuz oder ein roter Kreis mit einem weißen Balken in der Mitte. Berühren Sie das Symbol auf der Seite, die Sie löschen möchten. Die Seite wird entfernt.


In der App meiner privaten Krankenversicherung besteht die Möglichkeit, die auf den Belegen aufgedruckten Barcodes zu scannen. Gibt es diese Funktion in der Beihilfe-App auch?

Nein. Derzeit noch nicht. Bitte reichen Sie alle Belege mit der Fotofunktion der Beihilfe-App ein.


Wo werden Fotos und Scans der eingereichten Belege gespeichert?

Die Fotos und Scans werden ausschließlich in der Beihilfe-App gespeichert. Sie finden diese unter dem Menüpunkt Einreichungen. Eine Speicherung außerhalb der Beihilfe-App oder eine Übertragung an andere Geräte und Speichermedien ist derzeit nicht möglich.


Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Das von Ihnen in der Beihilfe-App vergebene Passwort wird ausschließlich auf Ihrem Smartphone gespeichert. Anders als bei einem zentral verwalteten Login-Bereich einer Webseite, haben wir keinerlei Zugriff auf Ihre Login-Daten. Aufgrund dieser sicheren Architektur ist es uns nicht möglich, Passwörter zurückzusetzen.

Wir empfehlen Ihnen daher, in diesem Fall die Beihilfe-App noch einmal neu zu laden und eine erneute Registrierung durchzuführen. Die in der Beihilfe-App gespeicherten Fotos der bisherigen Einreichungen werden dabei gelöscht.


     
 

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